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Depo

Mudar de uma folha de cálculo: traga a sua lista de produtos para o Depo com CSV

As colunas de que precisa, como os produtos são associados pelo SKU, o que verificar na pré-visualização e porque é que as quantidades de stock não são importadas.

4 min de leituraAtualizado:

Nesta página
  1. 1. Comece pelo modelo
  2. 2. As colunas
  3. 3. Associação pelo SKU
  4. 4. A pré-visualização
  5. 5. Porque é que as quantidades de stock não são importadas
  6. Uma lista de verificação breve
  7. Depois de importar

Os nomes dos menus da sua aplicação podem diferir ligeiramente dos deste guia.

Se os seus produtos estão hoje num ficheiro Excel ou Google Sheets, não precisa de os escrever um a um no Depo: o Depo importa produtos a partir de um ficheiro CSV. A importação faz parte do Depo Pro.

1. Comece pelo modelo

Transferir modelo em Mais → Importar produtos de CSV dá-lhe um ficheiro CSV vazio com a linha de cabeçalho certa. Mude o nome dos cabeçalhos da sua própria folha de cálculo para corresponderem.

2. As colunas

A primeira linha tem de ser a linha de cabeçalho. As colunas são reconhecidas pelo nome, não pela posição, por isso a ordem não importa. As maiúsculas e minúsculas também não importam, e os espaços e hífens contam como sublinhados (min stock é o mesmo que min_stock).

Coluna O que leva
name Nome do produto. Obrigatória.
sku SKU. Obrigatória; os produtos são associados por ela.
barcodes Códigos de barras. Separe vários com uma barra vertical: 8690000000011|8690000000028
unit Unidade: piece, box, pack, kilogram, gram, liter, milliliter, meter, ou as formas curtas que a aplicação mostra (pc, kg, mL e assim por diante).
cost Preço de custo.
price Preço de venda.
min_stock Stock mínimo.
preferred_supplier O nome do fornecedor preferido. É criado no Depo se não existir.
archived true ou false (yes / no e 1 / 0 também funcionam).

Só name e sku são obrigatórias; as colunas em falta são simplesmente ignoradas. O CSV de produtos que exporta do Depo tem também as colunas total_stock e stock_value; são ignoradas na importação.

Algumas regras de formato:

  • Os números usam um ponto para os decimais e nenhum separador de milhares: 1250.50 está certo, 1,250.50 não. Um CSV são dados; no ecrã, o Depo continua a formatar os números de acordo com o seu idioma.
  • Os campos são separados por vírgulas. Algumas aplicações de folhas de cálculo guardam o CSV com pontos e vírgulas em regiões onde a vírgula é o separador decimal; o Depo não encontra então as colunas name e sku no cabeçalho e avisa-o.
  • UTF-8 é a codificação mais segura para nomes com caracteres acentuados.

3. Associação pelo SKU

O SKU de cada linha é comparado com os produtos no Depo (as maiúsculas e minúsculas não importam):

  • Se um produto tiver esse SKU, é atualizado. Só mudam as colunas do ficheiro: se o ficheiro não tiver uma coluna price, os preços de venda ficam como estão. Se tiver uma coluna barcodes, os códigos de barras do produto são substituídos pelos do ficheiro.
  • Se não, é criado um novo produto.
  • Os produtos em que nada muda são deixados em paz.

Como a associação é pelo SKU, importar o mesmo ficheiro duas vezes não cria duplicados. Corrija a folha de cálculo e importe novamente.

4. A pré-visualização

Quando escolhe o ficheiro, o Depo ainda não grava nada e mostra uma pré-visualização: quantos produtos serão criados, quantos serão atualizados, quantas linhas serão ignoradas e que fornecedores serão adicionados. Cada linha ignorada diz porquê. Os motivos habituais:

  • o nome ou o SKU está vazio,
  • o mesmo SKU aparece duas vezes no ficheiro,
  • o SKU corresponde a mais de um produto no Depo,
  • um preço ou um stock mínimo não é um número, ou a unidade é desconhecida,
  • a linha tem um número de campos diferente do do cabeçalho.

Quando confirma, todas as alterações são guardadas de uma só vez.

5. Porque é que as quantidades de stock não são importadas

O Depo nunca guarda o stock como um número; é a soma dos movimentos de entrada, saída, transferência e ajuste. Assim, o CSV traz os detalhes dos seus produtos mas não as quantidades existentes. Há duas formas de introduzir o seu stock inicial:

  • Uma contagem. Conte a prateleira ou todo o stock. Quando concluir, é registado um ajuste por produto e a quantidade contada passa a ser o stock. Veja contar o stock com o telemóvel.
  • Entrada rápida. Escolha Entrada rápida no leitor, selecione a prateleira e leia os produtos. Cada leitura soma uma unidade; corrija as quantidades na lista e toque em Concluído.

Uma lista de verificação breve

  1. Transfira o modelo, ou mude o nome dos seus cabeçalhos para name, sku, barcodes…
  2. Dê a cada linha um nome e um SKU, e não repita SKU.
  3. Use um ponto para os decimais e nenhum separador de milhares.
  4. Guarde o ficheiro como CSV separado por vírgulas.
  5. Leia a pré-visualização. Corrija as linhas ignoradas na folha de cálculo e importe o ficheiro novamente.

Depois de importar

Verifique se a pré-visualização não tem linhas ignoradas inesperadas. Depois registe as suas quantidades iniciais com uma contagem ou com Entrada rápida. Os detalhes dos produtos e o stock existente são tratados em separado, por isso concluir uma importação não cria quantidades de stock por si só.

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