Passer d’une feuille de calcul : importez votre liste d’articles dans Depo avec un CSV

Les noms des menus de votre application peuvent différer légèrement de ceux de ce guide.

Si vos articles se trouvent aujourd’hui dans un fichier Excel ou Google Sheets, vous n’avez pas à les saisir un à un dans Depo : Depo importe des articles à partir d’un fichier CSV. L’import fait partie de Depo Pro.

1. Partir du modèle

Télécharger le modèle dans Plus → Importer des articles depuis un CSV vous donne un fichier CSV vide avec la bonne ligne d’en-tête. Renommez les en-têtes de votre propre feuille de calcul pour qu’ils correspondent.

2. Les colonnes

La première ligne doit être la ligne d’en-tête. Les colonnes sont reconnues par leur nom, pas par leur position, donc l’ordre n’a pas d’importance. La casse n’a pas d’importance non plus, et les espaces et les traits d’union comptent comme des tirets bas (min stock équivaut à min_stock).

Colonne	Ce qu’elle contient
name	Nom de l’article. Obligatoire.
sku	SKU. Obligatoire; les articles sont associés par ce champ.
barcodes	Codes-barres. Séparez-en plusieurs par une barre verticale : 8690000000011|8690000000028
unit	Unité : piece, box, pack, kilogram, gram, liter, milliliter, meter, ou les formes abrégées affichées par l’application (pc, kg, mL, etc.).
cost	Prix coûtant.
price	Prix de vente.
min_stock	Stock minimum.
preferred_supplier	Le nom du fournisseur principal. Il est créé dans Depo s’il n’existe pas.
archived	true ou false (yes / no et 1 / 0 fonctionnent aussi).

Seules name et sku sont obligatoires; les colonnes manquantes sont simplement ignorées. Le CSV des articles que vous exportez de Depo contient aussi les colonnes total_stock et stock_value; elles sont ignorées à l’import.

Quelques règles de format :

• Les nombres utilisent un point pour les décimales et aucun séparateur de milliers : 1250.50 est correct, 1,250.50 ne l’est pas. Un CSV, ce sont des données; à l’écran, Depo met toujours les nombres en forme selon votre langue.
• Les champs sont séparés par des virgules. Certaines applications de tableur enregistrent les CSV avec des points-virgules dans les régions où la virgule est le séparateur décimal; Depo ne trouve alors pas les colonnes name et sku dans l’en-tête et vous le signale.
• UTF-8 est l’encodage le plus sûr pour les noms qui contiennent des caractères accentués.

3. Association par SKU

Le SKU de chaque ligne est comparé aux articles de Depo (la casse n’a pas d’importance) :

• Si un article a ce SKU, il est mis à jour. Seules les colonnes du fichier changent : si le fichier n’a pas de colonne price, les prix de vente restent tels quels. S’il a une colonne barcodes, les codes-barres de l’article sont remplacés par ceux du fichier.
• Sinon, un nouvel article est créé.
• Les articles pour lesquels rien ne change sont laissés tels quels.

Comme l’association se fait par SKU, importer deux fois le même fichier ne crée pas de doublons. Corrigez la feuille de calcul et importez-la de nouveau.

4. L’aperçu

Quand vous choisissez le fichier, Depo n’écrit encore rien et affiche un aperçu : combien d’articles seront créés, combien seront mis à jour, combien de lignes seront ignorées et quels fournisseurs seront ajoutés. Chaque ligne ignorée indique pourquoi. Les raisons habituelles :

• le nom ou le SKU est vide,
• le même SKU apparaît deux fois dans le fichier,
• le SKU correspond à plus d’un article dans Depo,
• un prix ou un stock minimum n’est pas un nombre, ou l’unité est inconnue,
• la ligne a un nombre de champs différent de celui de l’en-tête.

Quand vous confirmez, tous les changements sont enregistrés en une seule fois.

5. Pourquoi les quantités en stock ne sont pas importées

Depo ne conserve jamais le stock sous forme de nombre; c’est la somme des mouvements d’entrée, de sortie, de transfert et d’ajustement. Le CSV apporte donc les détails de vos articles, mais pas les quantités en stock. Il y a deux façons de saisir votre stock de départ :

• Un inventaire. Comptez l’étagère ou tout le stock. À la fin, un ajustement est enregistré par article et la quantité comptée devient le stock. Voir faire l’inventaire avec un téléphone.
• Entrée rapide. Choisissez Entrée rapide dans le lecteur, sélectionnez l’étagère et numérisez les articles. Chaque numérisation ajoute une unité; corrigez les quantités dans la liste et touchez OK.

Une courte liste de vérification

1. Téléchargez le modèle, ou renommez vos en-têtes en name, sku, barcodes…
2. Donnez à chaque ligne un nom et un SKU, et ne répétez pas les SKU.
3. Utilisez un point pour les décimales et aucun séparateur de milliers.
4. Enregistrez le fichier en CSV séparé par des virgules.
5. Lisez l’aperçu. Corrigez les lignes ignorées dans la feuille de calcul et importez de nouveau le fichier.

Après l’import

Vérifiez que l’aperçu ne contient pas de lignes ignorées inattendues. Enregistrez ensuite vos quantités de départ avec un inventaire ou avec Entrée rapide. Les détails des articles et le stock en main sont traités séparément; terminer un import ne crée donc pas de quantités en stock par lui-même.