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Les noms des menus de votre application peuvent différer légèrement de ceux de ce guide.
Une feuille de calcul ou un carnet fonctionne jusqu’à un certain point. Quand la liste d’articles s’allonge, que deux étagères deviennent trois et qu’une deuxième réserve apparaît, savoir ce qui se trouve où, et en quelle quantité, devient difficile. Depo est une application pour iPhone et Android conçue exactement pour ce moment.
À qui il s’adresse
Aux entreprises de une à cinq personnes : des magasins comme les quincailleries, les papeteries et les vendeurs de pièces de rechange; des ateliers; des vendeurs en ligne; de petits grossistes. Il n’y a rien à configurer, et le compte est facultatif. Vous ouvrez l’application, vous nommez votre premier entrepôt et vous commencez.
Comment il fonctionne
Tout dans Depo repose sur trois éléments :
- Articles : nom, SKU, un ou plusieurs codes-barres, unité, coût et prix de vente, stock minimum, photo.
- Emplacements : entrepôt → étagère → casier. Chaque emplacement a un code QR; imprimez son étiquette et collez-la sur l’étagère.
- Mouvements : entrée de stock, sortie de stock, transfert et ajustement.
Le stock n’est jamais un nombre que l’on écrase. C’est la somme des mouvements. Le stock d’un article dans le casier A1-02, c’est ce qui y est entré moins ce qui en est sorti. L’historique n’est donc jamais perdu : une erreur se corrige par un nouveau mouvement qui la rectifie, et les deux restent consignés. Vous ne pouvez pas non plus retirer d’une étagère plus qu’elle ne contient.
Le travail de tous les jours
- Numériser. La caméra de votre téléphone est le lecteur de codes-barres. Un code-barres connu ouvre son article, et vous enregistrez une entrée ou une sortie à partir de là. Dans Entrée rapide, numérisez les marchandises reçues l’une après l’autre et touchez OK pour toutes les enregistrer d’un coup.
- Compter. Comptez une étagère ou tout le stock avec votre téléphone et obtenez un rapport d’écart à la fin. Plus de détails dans faire l’inventaire avec un téléphone.
- Voir ce qui manque. Les articles sous leur stock minimum se trouvent dans la liste Stock bas, regroupés par fournisseur. La liste de commande est un brouillon de commande prêt à envoyer au fournisseur par message ou par courriel.
Où sont vos données
Sans compte, les données restent uniquement sur l’appareil que vous utilisez. Lorsque vous ouvrez une session dans votre compte (courriel et mot de passe), votre entreprise obtient un espace de travail : ses données sont conservées sur le serveur propre à Depo en Allemagne, dans l’UE, et synchronisées entre vos appareils et ceux de votre personnel. Les photos des articles restent sur le téléphone. Il n’y a ni suivi ni publicité. La Politique de confidentialité donne les détails.
Gratuit et Depo Pro
Le forfait gratuit comprend 50 articles et 1 entrepôt, avec numérisation, mouvements de stock, inventaires, stock bas et fournisseurs. Depo Pro ajoute des articles et des entrepôts illimités, l’impression d’étiquettes, l’export et l’import, les widgets, et deux fonctions de plus :
- Lecture de documents : lit les lignes d’une photo de facture ou de bon de livraison et les enregistre comme entrées de stock une fois que vous confirmez.
- Demander à Depo : posez des questions comme « Quels articles sont presque épuisés? » dans vos propres mots; les réponses viennent de vos propres données.
La lecture de documents et Demander à Depo utilisent des modèles sur l’appareil, sur les téléphones compatibles. Les tags NFC d’étagère peuvent être utilisés avec Depo Pro sur les appareils compatibles NFC. Les prix sont sur la page Tarifs.
Travailler en équipe
Le propriétaire d’un espace de travail invite le personnel avec un code d’invitation. Le personnel travaille avec le stock : articles, emplacements, mouvements, inventaires, étiquettes et export. Les propriétaires gèrent aussi l’espace de travail, ses membres et l’abonnement à Depo Pro, que tout l’espace de travail partage.
Pour commencer
Le premier jour, ajoutez un entrepôt et quelques-uns de vos articles les plus utilisés. Placez-les dans leurs emplacements et enregistrez une entrée de stock pour que votre historique de mouvements commence dès le départ. Si vous avez déjà une liste d’articles plus importante, poursuivez avec le guide d’import CSV.
Ensuite, apprenez à préparer une liste de commande, à transférer du stock entre emplacements ou à partager un espace de travail avec une équipe.