Op deze pagina
Een spreadsheet of een schriftje werkt tot op zekere hoogte. Maar zodra de artikellijst groeit, twee stellingen er drie worden en er een tweede opslagruimte bij komt, wordt het lastig om te weten wat waar ligt en hoeveel. Depo is een app voor iPhone en Android, precies voor dat moment.
Voor wie het is
Bedrijven van één tot vijf mensen: winkels zoals ijzerwarenzaken, kantoorboekhandels en onderdelenverkopers; werkplaatsen; webwinkels; kleine groothandels. Je hoeft niets in te richten en een account is niet verplicht. Je opent de app, geeft je eerste magazijn een naam en begint.
Hoe het werkt
Alles in Depo is opgebouwd uit drie dingen:
- Artikelen: naam, artikelnummer, een of meer barcodes, eenheid, inkoop- en verkoopprijs, minimumvoorraad, foto.
- Locaties: magazijn → stelling → vak. Elke locatie heeft een QR-code; print het label en plak het op de stelling.
- Mutaties: inboeken, uitboeken, verplaatsen en corrigeren.
Voorraad is nooit een getal dat je overschrijft. Het is de som van de mutaties. De voorraad van een artikel in vak A1-02 is wat er in dat vak is gegaan min wat eruit is gehaald. Zo raakt de geschiedenis nooit kwijt: een fout herstel je met een nieuwe mutatie die hem corrigeert, en allebei blijven ze bewaard. Je kunt ook niet meer van een stelling halen dan erop ligt.
Het dagelijkse werk
- Scannen. De camera van je telefoon is de barcodescanner. Een bekende barcode opent het artikel, en van daaruit boek je in of uit. Met Snel inboeken scan je binnenkomende goederen achter elkaar en tik je op Gereed om ze in één keer vast te leggen.
- Tellen. Tel een stelling of de hele voorraad met je telefoon en krijg aan het eind een verschillenrapport. Meer in voorraad tellen met je telefoon.
- Zien wat er ontbreekt. Artikelen onder hun minimumvoorraad staan op de lijst Lage voorraad, gegroepeerd per leverancier. De bestellijst is een kant-en-klaar besteloverzicht dat je per bericht of e-mail naar de leverancier stuurt.
Waar je gegevens staan
Zonder account blijven de gegevens alleen op het apparaat dat je gebruikt. Log je in bij je account (e-mailadres en wachtwoord), dan krijgt je bedrijf een werkruimte: de gegevens worden bewaard op Depo’s eigen server in Duitsland, in de EU, en gesynchroniseerd tussen jouw apparaten en die van je personeel. Artikelfoto’s blijven op de telefoon. Er is geen tracking en geen reclame. In het privacybeleid lees je de details.
Gratis en Depo Pro
Het gratis abonnement heeft 50 artikelen en 1 magazijn, met scannen, voorraadmutaties, tellingen, lage voorraad en leveranciers. Depo Pro voegt onbeperkt artikelen en magazijnen toe, labels printen, exporteren en importeren, widgets, en nog twee functies:
- Documenten lezen: leest de regels van een foto van een factuur of pakbon en boekt ze in zodra je bevestigt.
- Vraag het Depo: stel in je eigen woorden vragen als “Welke artikelen raken op?”; de antwoorden komen uit je eigen gegevens.
Documenten lezen en Vraag het Depo gebruiken modellen op het apparaat zelf, op geschikte telefoons. NFC-labels op stellingen kun je met Depo Pro gebruiken op apparaten met NFC. De prijzen staan op de pagina Prijzen.
Samenwerken als team
De eigenaar van een werkruimte nodigt personeel uit met een uitnodigingscode. Personeel werkt met de voorraad: artikelen, locaties, mutaties, tellingen, labels en exporteren. Eigenaren beheren daarnaast de werkruimte, de leden en het Depo Pro-abonnement, dat de hele werkruimte deelt.
Beginnen
Voeg op dag één een magazijn en een paar van je meest gebruikte artikelen toe. Zet ze op hun locatie en boek ze in, zodat je mutatiegeschiedenis vanaf het begin klopt. Heb je al een grotere artikellijst, ga dan verder met de handleiding voor csv-import.
Daarna lees je hoe je een bestellijst maakt, voorraad tussen locaties verplaatst of een werkruimte met je team deelt.