Naar de inhoud
Depo

Overstappen van een spreadsheet: je artikellijst met csv in Depo zetten

Welke kolommen je nodig hebt, hoe artikelen op artikelnummer worden gekoppeld, waar je op let in het voorbeeld en waarom aantallen niet worden geïmporteerd.

4 min lezenBijgewerkt:

Op deze pagina
  1. 1. Begin met het sjabloon
  2. 2. De kolommen
  3. 3. Koppelen op artikelnummer
  4. 4. Het voorbeeld
  5. 5. Waarom aantallen niet worden geïmporteerd
  6. Een korte checklist
  7. Na het importeren

Staan je artikelen nu in een Excel- of Google Sheets-bestand, dan hoef je ze niet een voor een in Depo over te typen: Depo importeert artikelen uit een csv-bestand. Importeren hoort bij Depo Pro.

1. Begin met het sjabloon

Sjabloon downloaden onder Meer → Artikelen importeren uit CSV geeft je een leeg csv-bestand met de juiste kopregel. Geef de kolomkoppen in je eigen spreadsheet dezelfde namen.

2. De kolommen

De eerste regel moet de kopregel zijn. Kolommen worden op naam gekoppeld, niet op positie, dus de volgorde maakt niet uit. Hoofdletters ook niet, en spaties en streepjes tellen als underscores (min stock is hetzelfde als min_stock).

Kolom Wat erin komt
name Artikelnaam. Verplicht.
sku Artikelnummer. Verplicht; artikelen worden hierop gekoppeld.
barcodes Barcodes. Scheid er meerdere met een verticale streep: 8690000000011|8690000000028
unit Eenheid: piece, box, pack, kilogram, gram, liter, milliliter, meter, of de korte vormen die de app toont (pc, kg, mL enzovoort).
cost Inkoopprijs.
price Verkoopprijs.
min_stock Minimumvoorraad.
preferred_supplier Naam van de vaste leverancier. Wordt in Depo aangemaakt als hij nog niet bestaat.
archived true of false (yes / no en 1 / 0 werken ook).

Alleen name en sku zijn verplicht; ontbrekende kolommen worden gewoon overgeslagen. De artikelen-csv die je uit Depo exporteert heeft ook de kolommen total_stock en stock_value; die worden bij het importeren genegeerd.

Een paar regels voor het formaat:

  • Getallen gebruiken een punt als decimaalteken en geen scheidingsteken voor duizendtallen: 1250.50 is goed, 1.250,50 niet. Een csv is data; op het scherm toont Depo getallen nog steeds in de notatie van jouw taal.
  • Velden worden gescheiden door komma’s. Sommige spreadsheetprogramma’s slaan csv op met puntkomma’s in regio’s waar de komma het decimaalteken is, zoals in Nederland en België. Depo vindt dan de kolommen name en sku niet in de kopregel en meldt dat.
  • UTF-8 is de veiligste codering voor namen met accenten.

3. Koppelen op artikelnummer

Het artikelnummer van elke regel wordt vergeleken met de artikelen in Depo (hoofdletters maken niet uit):

  • Heeft een artikel dat artikelnummer, dan wordt het bijgewerkt. Alleen de kolommen in het bestand veranderen: staat er geen kolom price in het bestand, dan blijven de verkoopprijzen zoals ze zijn. Staat er wel een kolom barcodes in, dan worden de barcodes van het artikel vervangen door die in het bestand.
  • Zo niet, dan wordt er een nieuw artikel aangemaakt.
  • Artikelen waarbij niets verandert, blijven ongemoeid.

Omdat er op artikelnummer wordt gekoppeld, levert hetzelfde bestand twee keer importeren geen dubbele artikelen op. Verbeter de spreadsheet en importeer hem opnieuw.

4. Het voorbeeld

Als je het bestand kiest, schrijft Depo nog niets weg en toont het een voorbeeld: hoeveel artikelen er worden aangemaakt, hoeveel bijgewerkt, hoeveel regels worden overgeslagen en welke leveranciers erbij komen. Bij elke overgeslagen regel staat waarom. De gebruikelijke redenen:

  • de naam of het artikelnummer is leeg,
  • hetzelfde artikelnummer staat twee keer in het bestand,
  • het artikelnummer past bij meer dan één artikel in Depo,
  • een prijs of minimumvoorraad is geen getal, of de eenheid is onbekend,
  • de regel heeft een ander aantal velden dan de kopregel.

Bevestig je, dan worden alle wijzigingen in één keer opgeslagen.

5. Waarom aantallen niet worden geïmporteerd

Depo bewaart voorraad nooit als los getal; het is de som van inboekingen, uitboekingen, verplaatsingen en correcties. De csv brengt dus je artikelgegevens binnen, maar niet de aantallen die je op voorraad hebt. Je beginvoorraad voer je op een van twee manieren in:

  • Een telling. Tel de stelling of de hele voorraad. Als je afrondt, wordt per artikel één correctie geboekt en wordt het getelde aantal de voorraad. Zie voorraad tellen met je telefoon.
  • Snel inboeken. Kies Snel inboeken in de scanner, kies de stelling en scan de artikelen. Elke scan telt één stuk op; pas de aantallen in de lijst aan en tik op Gereed.

Een korte checklist

  1. Download het sjabloon, of hernoem je kolomkoppen naar name, sku, barcodes…
  2. Geef elke regel een naam en een artikelnummer, en gebruik geen artikelnummer twee keer.
  3. Gebruik een punt als decimaalteken en geen scheidingsteken voor duizendtallen.
  4. Sla het bestand op als csv met komma’s als scheidingsteken.
  5. Lees het voorbeeld. Verbeter overgeslagen regels in de spreadsheet en importeer het bestand opnieuw.

Na het importeren

Controleer of het voorbeeld geen onverwacht overgeslagen regels heeft. Leg daarna je beginvoorraad vast met een telling of met Snel inboeken. Artikelgegevens en voorraad worden apart behandeld, dus een afgeronde import maakt zelf nog geen voorraad aan.

Alle artikelen

Gerelateerde artikelen