Passar d’un full de càlcul: porta la teva llista d’articles a Depo amb CSV

Els noms dels menús de la teva aplicació poden diferir lleugerament dels d’aquesta guia.

Si els teus articles són avui en un fitxer d’Excel o de Fulls de càlcul de Google, no cal que els escriguis un per un a Depo: Depo importa articles des d’un fitxer CSV. La importació forma part de Depo Pro.

1. Comença des de la plantilla

Baixa la plantilla a Més → Importa articles des d’un CSV et dona un fitxer CSV buit amb la fila de capçalera correcta. Canvia el nom de les capçaleres del teu full de càlcul perquè hi coincideixin.

2. Les columnes

La primera fila ha de ser la fila de capçalera. Les columnes es reconeixen pel nom, no per la posició, de manera que l’ordre no importa. Les majúscules i minúscules tampoc no importen, i els espais i els guions compten com a guions baixos (min stock és el mateix que min_stock).

Columna	Què hi va
name	Nom de l’article. Obligatòria.
sku	SKU. Obligatòria; els articles es relacionen amb aquesta columna.
barcodes	Codis de barres. Separa’n diversos amb una barra vertical: 8690000000011|8690000000028
unit	Unitat: piece, box, pack, kilogram, gram, liter, milliliter, meter, o les formes curtes que mostra l’aplicació (pc, kg, mL i així successivament).
cost	Preu de cost.
price	Preu de venda.
min_stock	Estoc mínim.
preferred_supplier	El nom del proveïdor preferit. Es crea a Depo si no existeix.
archived	true o false (yes / no i 1 / 0 també serveixen).

Només name i sku són obligatòries; les columnes que falten simplement s’ometen. El CSV d’articles que exportes de Depo també té les columnes total_stock i stock_value; s’ignoren en importar.

Unes quantes normes de format:

• Els números fan servir un punt per als decimals i cap separador de milers: 1250.50 és correcte, 1,250.50 no. Un CSV són dades; a la pantalla, Depo continua donant format als números segons el teu idioma.
• Els camps se separen amb comes. Algunes aplicacions de fulls de càlcul desen el CSV amb punts i coma a les regions on la coma és el separador decimal; aleshores Depo no troba les columnes name i sku a la capçalera i t’ho diu.
• UTF-8 és la codificació més segura per a noms amb caràcters accentuats.

3. Relacionar pel SKU

El SKU de cada fila es compara amb els articles de Depo (no importen les majúscules i minúscules):

• Si un article té aquest SKU, s’actualitza. Només canvien les columnes del fitxer: si el fitxer no té la columna price, els preus de venda es queden com estan. Si té la columna barcodes, els codis de barres de l’article se substitueixen pels del fitxer.
• Si no, es crea un article nou.
• Els articles on no canvia res es deixen estar.

Com que la relació és pel SKU, importar el mateix fitxer dues vegades no crea duplicats. Arregla el full de càlcul i torna a importar.

4. La previsualització

Quan tries el fitxer, Depo encara no escriu res i mostra una previsualització: quants articles es crearan, quants s’actualitzaran, quantes files s’ometran i quins proveïdors s’afegiran. Cada fila omesa diu per què. Els motius habituals:

• el nom o el SKU és buit,
• el mateix SKU apareix dues vegades al fitxer,
• el SKU coincideix amb més d’un article a Depo,
• un preu o un estoc mínim no és un número, o la unitat és desconeguda,
• la fila té un nombre de camps diferent del de la capçalera.

Quan confirmes, tots els canvis es desen alhora.

5. Per què no s’importen les quantitats d’estoc

Depo mai no desa l’estoc com un número; és la suma dels moviments d’entrada, sortida, transferència i ajust. Per això el CSV porta els detalls dels teus articles però no les quantitats disponibles. Hi ha dues maneres d’introduir l’estoc inicial:

• Un recompte. Compta el prestatge o tot l’estoc. En acabar, es registra un ajust per article i la quantitat comptada passa a ser l’estoc. Mira com comptar l’estoc amb el mòbil.
• Entrada ràpida. Tria Entrada ràpida a l’escàner, escull el prestatge i escaneja els articles. Cada escaneig suma una unitat; corregeix les quantitats a la llista i toca Fet.

Una llista de comprovació breu

1. Baixa la plantilla, o canvia el nom de les teves capçaleres a name, sku, barcodes…
2. Dona a cada fila un nom i un SKU, i no repeteixis SKU.
3. Fes servir un punt per als decimals i cap separador de milers.
4. Desa el fitxer com a CSV separat per comes.
5. Llegeix la previsualització. Arregla les files omeses al full de càlcul i torna a importar el fitxer.

Després d’importar

Comprova que la previsualització no tingui files omeses inesperades. Després registra les quantitats inicials amb un recompte o amb Entrada ràpida. Els detalls dels articles i l’estoc disponible es gestionen per separat, de manera que acabar una importació no crea quantitats d’estoc per si sola.