Excel'den Depo'ya: ürün listenizi CSV ile aktarın

Ürünleriniz bugün bir Excel ya da Google E-Tablolar dosyasındaysa onları Depo’ya tek tek yazmanız gerekmez: Depo, CSV dosyasından ürün aktarır. İçe aktarma Depo Pro’ya dahildir.

1. Şablonla başlayın

Diğer → CSV’den Ürün Aktar ekranındaki Şablonu İndir, doğru başlık satırıyla boş bir CSV dosyası verir. Kendi tablonuzun başlıklarını buna göre değiştirmeniz yeterli.

2. Sütunlar

İlk satır başlık satırı olmalıdır. Sütunlar sıralarına göre değil adlarına göre eşleşir, yani sıralama önemli değildir. Büyük-küçük harf fark etmez; boşluk ve tire alt çizgi sayılır (min stock ile min_stock aynıdır).

Sütun	Ne yazılır
name	Ürün adı. Zorunlu.
sku	Stok kodu. Zorunlu; ürünler buna göre eşleşir.
barcodes	Barkodlar. Birden fazlaysa aralarına dik çizgi koyun: 8690000000011|8690000000028
unit	Birim: piece, box, pack, kilogram, gram, liter, milliliter, meter ya da uygulamadaki Türkçe karşılıkları (adet, kutu, paket, kg gibi).
cost	Alış fiyatı.
price	Satış fiyatı.
min_stock	Asgari stok.
preferred_supplier	Ana tedarikçinin adı. Depo’da yoksa oluşturulur.
archived	true ya da false (yes / no, 1 / 0 da olur).

Yalnızca name ve sku zorunludur; olmayan sütunlar boş geçilir. Depo’dan dışa aktardığınız ürün CSV’sinde total_stock ve stock_value sütunları da bulunur; içe aktarırken bunlar dikkate alınmaz.

Birkaç biçim kuralı:

• Sayılarda ondalık ayırıcı noktadır, binlik ayırıcı kullanılmaz: 1250.50 doğru, 1.250,50 yanlış. CSV bir veri dosyasıdır; ekranda Depo rakamları yine Türkçe biçimde gösterir.
• Alanlar virgülle ayrılır. Excel, bölge ayarı Türkçe olduğunda CSV’yi noktalı virgülle kaydedebilir; o zaman Depo başlık satırında name ve sku sütunlarını bulamaz ve bunu söyler. Google E-Tablolar’ın “Virgülle ayrılmış değerler (.csv)” indirmesi virgül kullanır.
• Türkçe karakterler için UTF-8 en iyisidir. Türkçe Windows’ta kaydedilmiş eski dosyalar (Windows-1254) da okunur.

3. Stok koduna göre eşleşme

Her satırın stok kodu Depo’daki ürünlerle karşılaştırılır (büyük-küçük harf fark etmez):

• Bu stok koduyla bir ürün varsa güncellenir. Yalnızca dosyada bulunan sütunlar değişir: dosyada price sütunu yoksa satış fiyatları olduğu gibi kalır. barcodes sütunu varsa ürünün barkodları dosyadakilerle değiştirilir.
• Yoksa yeni ürün oluşturulur.
• Hiçbir alanı değişmeyen ürünlere dokunulmaz.

Eşleşme stok koduyla yapıldığı için aynı dosyayı ikinci kez aktarmak kopya ürün oluşturmaz. Tabloyu düzeltip yeniden aktarabilirsiniz.

4. Önizleme

Dosyayı seçtiğinizde Depo hiçbir şey yazmadan bir önizleme gösterir: kaç ürün oluşturulacak, kaç ürün güncellenecek, kaç satır atlanacak ve hangi tedarikçiler yeni açılacak. Atlanan her satırın nedeni yazar. En sık görülenler:

• ad ya da stok kodu boş,
• aynı stok kodu dosyada ikinci kez geçiyor,
• stok kodu Depo’da birden fazla ürüne uyuyor,
• fiyat ya da asgari stok bir sayı değil, birim tanınmıyor,
• satırdaki alan sayısı başlıktakinden farklı.

Onayladığınızda değişiklikler tek seferde kaydedilir.

5. Stok miktarları neden aktarılmaz

Depo’da stok bir sayı olarak saklanmaz; stok girişi, çıkışı, transfer ve düzeltme hareketlerinin toplamıdır. Bu yüzden CSV ürün bilgilerini getirir ama elinizdeki miktarı getirmez. Açılış stoğunu girmenin iki yolu var:

• Sayım. Rafı ya da depoyu sayın. Sayımı bitirdiğinizde her ürün için bir stok düzeltmesi kaydedilir ve sayılan miktar stok olur. Nasıl yapıldığı telefonla stok sayımı yazısında.
• Hızlı Giriş. Tarayıcıda Hızlı Giriş’i seçin, rafı seçin ve ürünleri okutun. Her okutma bir birim ekler; miktarları listede düzeltip “Bitti” dersiniz.

Kısa kontrol listesi

1. Şablonu indirin ya da başlıkları name, sku, barcodes… olarak düzenleyin.
2. Her satırda ad ve stok kodu olsun; stok kodları tekrar etmesin.
3. Sayılarda nokta kullanın, binlik ayırıcı koymayın.
4. Dosyayı virgülle ayrılmış CSV olarak kaydedin.
5. Önizlemeyi okuyun. Atlanan satırları tabloda düzeltip dosyayı yeniden aktarın.