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ऐप में दिखने वाले मेन्यू के नाम इस गाइड के नामों से थोड़े अलग हो सकते हैं।
अगर आपके आइटम आज किसी Excel या Google Sheets फ़ाइल में हैं, तो उन्हें Depo में एक-एक करके टाइप करना ज़रूरी नहीं: Depo CSV फ़ाइल से आइटम इम्पोर्ट करता है। इम्पोर्ट Depo Pro का हिस्सा है।
1. टेम्पलेट से शुरू करें
अधिक में CSV से आइटम इम्पोर्ट करें के अंदर टेम्पलेट डाउनलोड करें आपको सही हेडर पंक्ति वाली खाली CSV फ़ाइल देता है। अपनी स्प्रेडशीट के हेडर का नाम उसके हिसाब से बदल लें।
2. कॉलम
पहली पंक्ति हेडर पंक्ति होनी चाहिए। कॉलम उनके नाम से मिलाए जाते हैं, उनकी जगह से नहीं, इसलिए क्रम मायने नहीं रखता। अक्षरों का छोटा-बड़ा होना भी मायने नहीं रखता, और स्पेस व हाइफ़न अंडरस्कोर माने जाते हैं (min stock और min_stock एक ही हैं)।
| कॉलम | इसमें क्या जाता है |
|---|---|
name |
आइटम का नाम। ज़रूरी। |
sku |
SKU। ज़रूरी; आइटम इसी से मिलाए जाते हैं। |
barcodes |
बारकोड। कई हों तो वर्टिकल बार से अलग करें: 8690000000011|8690000000028 |
unit |
इकाई: piece, box, pack, kilogram, gram, liter, milliliter, meter, या ऐप में दिखने वाले छोटे रूप (pc, kg, mL वगैरह)। |
cost |
लागत मूल्य। |
price |
बिक्री मूल्य। |
min_stock |
न्यूनतम स्टॉक। |
preferred_supplier |
पसंदीदा सप्लायर का नाम। Depo में न हो तो बना दिया जाता है। |
archived |
true या false (yes / no और 1 / 0 भी चलते हैं)। |
सिर्फ़ name और sku ज़रूरी हैं; जो कॉलम नहीं हैं उन्हें बस छोड़ दिया जाता है। Depo से एक्सपोर्ट की गई आइटम CSV में total_stock और stock_value कॉलम भी होते हैं; इम्पोर्ट में उन्हें अनदेखा किया जाता है।
कुछ फ़ॉर्मैट नियम:
- संख्याओं में दशमलव के लिए बिंदु है और हज़ार का कोई विभाजक नहीं:
1250.50सही है,1,250.50नहीं। CSV डेटा है; स्क्रीन पर Depo संख्याएँ फिर भी आपकी भाषा के हिसाब से दिखाता है। - फ़ील्ड कॉमा से अलग होते हैं। कुछ स्प्रेडशीट ऐप उन क्षेत्रों में CSV सेमीकोलन से सहेजते हैं जहाँ कॉमा दशमलव विभाजक होता है; तब Depo को हेडर में
nameऔरskuकॉलम नहीं मिलते और वह यही बताता है। - UTF-8 उच्चारण-चिह्न वाले अक्षरों वाले नामों के लिए सबसे सुरक्षित एन्कोडिंग है।
3. SKU से मिलान
हर पंक्ति के SKU की तुलना Depo के आइटम से की जाती है (अक्षरों का छोटा-बड़ा होना मायने नहीं रखता):
- अगर किसी आइटम का वही SKU है, तो वह अपडेट होता है। फ़ाइल के सिर्फ़ वही कॉलम बदलते हैं: अगर फ़ाइल में
priceकॉलम नहीं है, तो बिक्री मूल्य जैसे हैं वैसे रहते हैं। अगर उसमेंbarcodesकॉलम है, तो आइटम के बारकोड फ़ाइल वालों से बदल दिए जाते हैं। - नहीं तो नया आइटम बनता है।
- जिन आइटम में कुछ नहीं बदलता, उन्हें छुआ नहीं जाता।
मिलान SKU से होता है, इसलिए एक ही फ़ाइल दो बार इम्पोर्ट करने से डुप्लिकेट नहीं बनते। स्प्रेडशीट ठीक करें और उसे दोबारा इम्पोर्ट करें।
4. प्रीव्यू
जब आप फ़ाइल चुनते हैं, तो Depo अभी कुछ नहीं लिखता और प्रीव्यू दिखाता है: कितने आइटम बनेंगे, कितने अपडेट होंगे, कितनी पंक्तियाँ छोड़ी गईं, और कौन-से सप्लायर जोड़े जाएँगे। हर छोड़ी गई पंक्ति बताती है कि क्यों। आम कारण:
- नाम या SKU खाली है,
- वही SKU फ़ाइल में दो बार आता है,
- SKU Depo के एक से ज़्यादा आइटम से मेल खाता है,
- कीमत या न्यूनतम स्टॉक संख्या नहीं है, या इकाई अनजानी है,
- पंक्ति में हेडर से अलग संख्या में फ़ील्ड हैं।
जब आप पुष्टि करते हैं, तो सारे बदलाव एक साथ सहेजे जाते हैं।
5. स्टॉक की मात्राएँ इम्पोर्ट क्यों नहीं होतीं
Depo स्टॉक को कभी संख्या के रूप में नहीं रखता; वह स्टॉक इन, स्टॉक आउट, ट्रांसफ़र और एडजस्टमेंट मूवमेंट का योग है। इसलिए CSV आपके आइटम का ब्योरा लाती है, हाथ में मौजूद मात्राएँ नहीं। शुरुआती स्टॉक दर्ज करने के दो तरीके हैं:
- एक गिनती। शेल्फ़ या पूरे स्टॉक की गिनती करें। पूरा करने पर हर आइटम के लिए एक एडजस्टमेंट दर्ज होता है और गिनी हुई मात्रा स्टॉक बन जाती है। फ़ोन से स्टॉक की गिनती देखें।
- रैपिड इन। स्कैनर पर रैपिड इन चुनें, शेल्फ़ चुनें और आइटम स्कैन करें। हर स्कैन एक यूनिट जोड़ता है; सूची में मात्राएँ ठीक करें और हो गया पर टैप करें।
एक छोटी चेकलिस्ट
- टेम्पलेट डाउनलोड करें, या अपने हेडर का नाम
name,sku,barcodes… कर लें। - हर पंक्ति को नाम और SKU दें, और SKU न दोहराएँ।
- दशमलव के लिए बिंदु इस्तेमाल करें और हज़ार का विभाजक न रखें।
- फ़ाइल को कॉमा से अलग की गई CSV के रूप में सहेजें।
- प्रीव्यू पढ़ें। छोड़ी गई पंक्तियाँ स्प्रेडशीट में ठीक करें और फ़ाइल दोबारा इम्पोर्ट करें।
इम्पोर्ट के बाद
जाँचें कि प्रीव्यू में कोई अनपेक्षित छोड़ी गई पंक्ति नहीं थी। फिर गिनती या रैपिड इन से अपनी शुरुआती मात्राएँ दर्ज करें। आइटम का ब्योरा और हाथ में स्टॉक अलग-अलग सँभाले जाते हैं, इसलिए इम्पोर्ट पूरा होने से अपने आप स्टॉक की मात्राएँ नहीं बनतीं।