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Wenn Ihre Artikel bisher in Excel oder Google Tabellen stehen, müssen Sie sie nicht einzeln in Depo anlegen. Mit Depo Pro können Sie Artikeldaten aus einer CSV-Datei importieren.
1. Mit der Vorlage beginnen
Unter Mehr → Artikel aus CSV importieren → Vorlage herunterladen erhalten Sie eine leere Datei mit den richtigen Spaltennamen. Passen Sie die Überschriften Ihrer Tabelle an diese Vorlage an.
2. Die Spalten vorbereiten
Die erste Zeile enthält die Spaltennamen. Depo erkennt Spalten anhand des Namens, unabhängig von ihrer Reihenfolge. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle; Leerzeichen und Bindestriche werden wie Unterstriche behandelt.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
name |
Artikelname; erforderlich |
sku |
Artikelnummer; erforderlich und für den Abgleich verwendet |
barcodes |
Mehrere Barcodes mit | trennen |
unit |
Einheit, etwa piece, box, pack, kilogram, gram, liter, milliliter oder meter |
cost |
Einkaufspreis |
price |
Verkaufspreis |
min_stock |
Mindestbestand |
preferred_supplier |
Bevorzugter Lieferant; wird bei Bedarf angelegt |
archived |
true oder false; auch yes/no und 1/0 sind möglich |
Nur name und sku sind Pflichtfelder. Die beim Export zusätzlich enthaltenen Spalten total_stock und stock_value werden beim Import ignoriert.
Verwenden Sie bei Zahlen einen Punkt als Dezimalzeichen und kein Tausendertrennzeichen: 1250.50 ist richtig. Die Felder werden durch Kommas getrennt. Manche Tabellenprogramme speichern bei deutschen Regionseinstellungen stattdessen Semikola; wählen Sie ausdrücklich „CSV, durch Kommas getrennt“. UTF-8 ist für Umlaute am zuverlässigsten.
3. Abgleich über die Artikelnummer
Depo vergleicht die sku jeder Zeile ohne Beachtung der Groß- und Kleinschreibung. Existiert ein Artikel mit dieser Nummer, wird er aktualisiert; sonst entsteht ein neuer Artikel. Nur Spalten, die in der Datei vorhanden sind, werden geändert. Enthält die Datei beispielsweise keine price-Spalte, bleiben die Verkaufspreise unverändert.
Ein zweiter Import derselben Datei erzeugt dadurch keine doppelten Artikel. Sie können die Tabelle korrigieren und erneut importieren.
4. Vorschau prüfen
Bevor etwas gespeichert wird, zeigt Depo, wie viele Artikel neu angelegt oder aktualisiert werden, welche Zeilen übersprungen werden und welche Lieferanten neu entstehen. Bei übersprungenen Zeilen nennt die Vorschau den Grund. Häufig sind ein leerer Name, eine doppelte Artikelnummer, ein ungültiger Preis, eine unbekannte Einheit oder eine abweichende Anzahl von Feldern die Ursache.
Erst nach Ihrer Bestätigung werden die Änderungen gespeichert.
5. Anfangsbestand erfassen
Die CSV-Datei importiert Artikeldaten, aber keine Bestandsmengen. Der Bestand entsteht in Depo aus Wareneingängen, Warenausgängen, Umlagerungen und Korrekturen.
Erfassen Sie die anfänglichen Mengen mit einer Inventur oder über den schnellen Wareneingang. Prüfen Sie vorher, dass in der Importvorschau keine unerwartet übersprungenen Zeilen stehen.
Kurze Checkliste
- Vorlage herunterladen und Spaltennamen übernehmen.
- Jedem Artikel einen Namen und eine eindeutige Artikelnummer geben.
- Dezimalpunkt und Komma als Feldtrenner verwenden.
- Vorschau prüfen und fehlerhafte Zeilen korrigieren.
- Anfangsbestand anschließend separat erfassen.