Z arkusza do Depo: przenieś listę produktów plikiem CSV

Jeśli Twoje produkty są dziś w pliku Excel albo Arkuszach Google, nie musisz przepisywać ich do Depo jeden po drugim: Depo importuje produkty z pliku CSV. Import jest częścią Depo Pro.

1. Zacznij od szablonu

Pobierz szablon w Więcej → Importuj produkty z CSV daje pusty plik CSV z właściwym wierszem nagłówków. Zmień nagłówki we własnym arkuszu tak, żeby do niego pasowały.

2. Kolumny

Pierwszy wiersz musi być wierszem nagłówków. Kolumny są dopasowywane po nazwie, a nie po pozycji, więc kolejność nie ma znaczenia. Wielkość liter też nie, a spacje i myślniki liczą się jak podkreślenia (min stock to to samo co min_stock). Nazwy kolumn zostają po angielsku.

Kolumna	Co w niej wpisać
name	Nazwa produktu. Wymagana.
sku	SKU. Wymagane; po nim dopasowywane są produkty.
barcodes	Kody kreskowe. Kilka oddziel pionową kreską: 8690000000011|8690000000028
unit	Jednostka: piece, box, pack, kilogram, gram, liter, milliliter, meter albo skróty widoczne w aplikacji (pc, kg, mL itd.).
cost	Cena zakupu.
price	Cena sprzedaży.
min_stock	Stan minimalny.
preferred_supplier	Nazwa preferowanego dostawcy. Jeśli nie istnieje, Depo go utworzy.
archived	true albo false (działają też yes / no oraz 1 / 0).

Wymagane są tylko name i sku; brakujące kolumny są po prostu pomijane. CSV produktów wyeksportowany z Depo ma też kolumny total_stock i stock_value; przy imporcie są ignorowane.

Kilka zasad formatu:

• Liczby z kropką dziesiętną i bez separatora tysięcy: 1250.50 jest dobrze, 1 250,50 nie. CSV to dane; na ekranie Depo i tak formatuje liczby zgodnie z Twoim językiem.
• Pola oddzielone przecinkami. W Polsce przecinek jest separatorem dziesiętnym, więc niektóre arkusze zapisują CSV ze średnikami. Wtedy Depo nie znajdzie w nagłówku kolumn name i sku i o tym poinformuje.
• UTF-8 to najbezpieczniejsze kodowanie dla nazw z polskimi znakami.

3. Dopasowanie po SKU

SKU z każdego wiersza jest porównywane z produktami w Depo (wielkość liter nie ma znaczenia):

• Jeśli produkt ma to SKU, zostaje zaktualizowany. Zmieniają się tylko kolumny obecne w pliku: jeśli plik nie ma kolumny price, ceny sprzedaży zostają bez zmian. Jeśli ma kolumnę barcodes, kody kreskowe produktu są zastępowane tymi z pliku.
• Jeśli nie, powstaje nowy produkt.
• Produkty, w których nic się nie zmienia, zostają nietknięte.

Ponieważ dopasowanie idzie po SKU, dwukrotny import tego samego pliku nie tworzy duplikatów. Popraw arkusz i zaimportuj go ponownie.

4. Podgląd

Po wybraniu pliku Depo jeszcze nic nie zapisuje, tylko pokazuje podgląd: ile produktów powstanie, ile zostanie zaktualizowanych, ile wierszy pominiętych i którzy dostawcy zostaną dodani. Przy każdym pominiętym wierszu widać powód. Najczęstsze to:

• pusta nazwa lub SKU,
• to samo SKU dwa razy w pliku,
• SKU pasuje do więcej niż jednego produktu w Depo,
• cena lub stan minimalny nie są liczbą albo jednostka jest nieznana,
• wiersz ma inną liczbę pól niż nagłówek.

Po zatwierdzeniu wszystkie zmiany zapisują się za jednym razem.

5. Dlaczego ilości nie są importowane

Depo nigdy nie przechowuje stanu jako liczby; stan to suma ruchów: przyjęć, wydań, przesunięć i korekt. Dlatego CSV przenosi dane produktów, ale nie ilości na stanie. Stan początkowy wprowadzisz na dwa sposoby:

• Inwentaryzacja. Policz regał albo cały magazyn. Po zakończeniu Depo zapisuje jedną korektę na produkt, a policzona ilość staje się stanem. Zobacz inwentaryzację telefonem.
• Szybkie przyjęcie. Wybierz w skanerze Szybkie przyjęcie, wskaż regał i skanuj produkty. Każdy skan dodaje jedną sztukę; popraw ilości na liście i dotknij Gotowe.

Krótka lista kontrolna

1. Pobierz szablon albo zmień nagłówki na name, sku, barcodes…
2. Każdy wiersz musi mieć nazwę i SKU; SKU nie mogą się powtarzać.
3. Kropka jako separator dziesiętny, bez separatora tysięcy.
4. Zapisz plik jako CSV rozdzielany przecinkami.
5. Przeczytaj podgląd. Pominięte wiersze popraw w arkuszu i zaimportuj plik ponownie.

Po imporcie

Sprawdź, czy w podglądzie nie ma nieoczekiwanie pominiętych wierszy. Potem zapisz stany początkowe inwentaryzacją albo Szybkim przyjęciem. Dane produktów i stan na magazynie to dwie osobne rzeczy, więc sam import nie tworzy żadnych ilości.