এই পাতায়
আপনার অ্যাপের মেনুর নাম এই গাইডের নামগুলো থেকে সামান্য আলাদা হতে পারে।
আপনার আইটেম আজ যদি Excel বা Google Sheets ফাইলে থাকে, তাহলে সেগুলো Depo-তে একটা একটা করে লিখতে হবে না: Depo CSV ফাইল থেকে আইটেম ইমপোর্ট করে। ইমপোর্ট Depo Pro-র অংশ।
১. টেমপ্লেট দিয়ে শুরু করুন
আরও-তে CSV থেকে আইটেম ইমপোর্ট করুন-এর ভেতরে টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন আপনাকে সঠিক হেডার সারিসহ একটি খালি CSV ফাইল দেয়। আপনার নিজের স্প্রেডশিটের হেডারের নাম তার সঙ্গে মিলিয়ে বদলে নিন।
২. কলাম
প্রথম সারিটি অবশ্যই হেডার সারি হতে হবে। কলাম মেলানো হয় তাদের নাম দিয়ে, অবস্থান দিয়ে নয়, তাই ক্রম গুরুত্বপূর্ণ নয়। বড়-ছোট হাতের অক্ষরও গুরুত্বপূর্ণ নয়, আর স্পেস ও হাইফেন আন্ডারস্কোর হিসেবে ধরা হয় (min stock আর min_stock একই)।
| কলাম | এতে কী যায় |
|---|---|
name |
আইটেমের নাম। আবশ্যক। |
sku |
SKU। আবশ্যক; আইটেম এটি দিয়েই মেলানো হয়। |
barcodes |
বারকোড। একাধিক হলে ভার্টিকাল বার দিয়ে আলাদা করুন: 8690000000011|8690000000028 |
unit |
একক: piece, box, pack, kilogram, gram, liter, milliliter, meter, বা অ্যাপে দেখানো সংক্ষিপ্ত রূপ (pc, kg, mL ইত্যাদি)। |
cost |
খরচের দাম। |
price |
বিক্রয়মূল্য। |
min_stock |
সর্বনিম্ন স্টক। |
preferred_supplier |
পছন্দের সরবরাহকারীর নাম। Depo-তে না থাকলে তৈরি করা হয়। |
archived |
true বা false (yes / no এবং 1 / 0-ও চলে)। |
শুধু name ও sku আবশ্যক; যে কলাম নেই তা এমনিই বাদ যায়। Depo থেকে এক্সপোর্ট করা আইটেম CSV-তে total_stock ও stock_value কলামও থাকে; ইমপোর্টের সময় সেগুলো উপেক্ষা করা হয়।
কয়েকটি ফরম্যাটের নিয়ম:
- সংখ্যায় দশমিকের জন্য বিন্দু এবং হাজারের কোনো বিভাজক নয়:
1250.50ঠিক,1,250.50নয়। CSV হলো ডেটা; স্ক্রিনে Depo তবু সংখ্যা আপনার ভাষা অনুযায়ী দেখায়। - ঘরগুলো কমা দিয়ে আলাদা করা হয়। কিছু স্প্রেডশিট অ্যাপ যেসব অঞ্চলে কমা দশমিক বিভাজক, সেখানে CSV সেমিকোলন দিয়ে সংরক্ষণ করে; তখন Depo হেডারে
nameওskuকলাম খুঁজে পায় না এবং সেটাই জানায়। - UTF-8 অ্যাকসেন্টযুক্ত অক্ষরের নামের জন্য সবচেয়ে নিরাপদ এনকোডিং।
৩. SKU দিয়ে মেলানো
প্রতিটি সারির SKU Depo-র আইটেমের সঙ্গে তুলনা করা হয় (বড়-ছোট হাতের অক্ষর গুরুত্বপূর্ণ নয়):
- কোনো আইটেমের সেই SKU থাকলে সেটি হালনাগাদ হয়। শুধু ফাইলের কলামগুলোই বদলায়: ফাইলে
priceকলাম না থাকলে বিক্রয়মূল্য যেমন আছে তেমনই থাকে।barcodesকলাম থাকলে আইটেমের বারকোড ফাইলের বারকোড দিয়ে বদলে যায়। - না থাকলে একটি নতুন আইটেম তৈরি হয়।
- যে আইটেমে কিছু বদলায় না, তা ছোঁয়া হয় না।
মেলানো SKU দিয়ে হয় বলে একই ফাইল দুবার ইমপোর্ট করলে কপি তৈরি হয় না। স্প্রেডশিট ঠিক করে আবার ইমপোর্ট করুন।
৪. প্রিভিউ
আপনি ফাইল বাছলে Depo এখনো কিছু লেখে না, বরং একটি প্রিভিউ দেখায়: কতগুলো আইটেম তৈরি হবে, কতগুলো হালনাগাদ হবে, কতগুলো সারি বাদ গেল, এবং কোন সরবরাহকারী যোগ হবে। বাদ যাওয়া প্রতিটি সারি কারণ জানায়। সাধারণ কারণ:
- নাম বা SKU ফাঁকা,
- একই SKU ফাইলে দুবার আছে,
- SKU Depo-র একাধিক আইটেমের সঙ্গে মিলে যায়,
- দাম বা সর্বনিম্ন স্টক সংখ্যা নয়, অথবা একক অচেনা,
- সারিতে হেডারের চেয়ে ভিন্ন সংখ্যক ঘর আছে।
আপনি নিশ্চিত করলে সব পরিবর্তন একসঙ্গে সংরক্ষিত হয়।
৫. স্টকের পরিমাণ কেন ইমপোর্ট হয় না
Depo স্টককে কখনো সংখ্যা হিসেবে রাখে না; এটি স্টক ইন, স্টক আউট, ট্রান্সফার ও সমন্বয় মুভমেন্টের যোগফল। তাই CSV আপনার আইটেমের বিবরণ আনে, হাতে থাকা পরিমাণ নয়। শুরুর স্টক লেখার দুটি উপায় আছে:
- একটি গণনা। তাক বা পুরো স্টক গুনুন। শেষ করলে প্রতিটি আইটেমের জন্য একটি সমন্বয় রেকর্ড হয় এবং গোনা পরিমাণই স্টক হয়ে যায়। দেখুন ফোন দিয়ে স্টক গণনা।
- র্যাপিড ইন। স্ক্যানারে র্যাপিড ইন বেছে তাক নির্বাচন করুন এবং আইটেম স্ক্যান করুন। প্রতিটি স্ক্যান এক ইউনিট যোগ করে; তালিকায় পরিমাণ ঠিক করে হয়েছে-তে চাপ দিন।
একটি ছোট চেকলিস্ট
- টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন, অথবা আপনার হেডারের নাম বদলে
name,sku,barcodes… করুন। - প্রতিটি সারিতে একটি নাম ও একটি SKU দিন, এবং SKU পুনরাবৃত্তি করবেন না।
- দশমিকের জন্য বিন্দু ব্যবহার করুন এবং হাজারের বিভাজক রাখবেন না।
- ফাইলটি কমা দিয়ে আলাদা করা CSV হিসেবে সংরক্ষণ করুন।
- প্রিভিউ পড়ুন। বাদ যাওয়া সারি স্প্রেডশিটে ঠিক করে ফাইলটি আবার ইমপোর্ট করুন।
ইমপোর্টের পরে
দেখে নিন প্রিভিউতে অপ্রত্যাশিত কোনো বাদ যাওয়া সারি ছিল কি না। তারপর গণনা বা র্যাপিড ইন দিয়ে আপনার শুরুর পরিমাণ রেকর্ড করুন। আইটেমের বিবরণ ও হাতে থাকা স্টক আলাদাভাবে সামলানো হয়, তাই ইমপোর্ট শেষ হলেই নিজে থেকে স্টকের পরিমাণ তৈরি হয় না।