Pasar de una hoja de cálculo: trae tu lista de artículos a Depo con CSV

Los nombres de los menús de tu app pueden variar ligeramente respecto a los de esta guía.

Si tus artículos están hoy en un archivo de Excel o de Hojas de cálculo de Google, no tienes que escribirlos uno por uno en Depo: Depo importa artículos desde un archivo CSV. La importación forma parte de Depo Pro.

1. Empieza desde la plantilla

Descargar plantilla en Más → Importar artículos desde CSV te da un archivo CSV vacío con la fila de encabezado correcta. Cambia el nombre de los encabezados de tu propia hoja de cálculo para que coincidan.

2. Las columnas

La primera fila debe ser la fila de encabezado. Las columnas se reconocen por su nombre, no por su posición, así que el orden no importa. Las mayúsculas y minúsculas tampoco importan, y los espacios y los guiones cuentan como guiones bajos (min stock es lo mismo que min_stock).

Columna	Qué lleva
name	Nombre del artículo. Obligatoria.
sku	SKU. Obligatoria; los artículos se relacionan con ella.
barcodes	Códigos de barras. Separa varios con una barra vertical: 8690000000011|8690000000028
unit	Unidad: piece, box, pack, kilogram, gram, liter, milliliter, meter, o las formas cortas que muestra la app (pc, kg, mL y así sucesivamente).
cost	Precio de costo.
price	Precio de venta.
min_stock	Inventario mínimo.
preferred_supplier	El nombre del proveedor preferido. Se crea en Depo si no existe.
archived	true o false (yes / no y 1 / 0 también sirven).

Solo name y sku son obligatorias; las columnas que faltan simplemente se omiten. El CSV de artículos que exportas de Depo también tiene las columnas total_stock y stock_value; se ignoran al importar.

Unas cuantas reglas de formato:

• Los números usan un punto para los decimales y ningún separador de miles: 1250.50 es correcto, 1,250.50 no. Un CSV son datos; en pantalla, Depo sigue dándole formato a los números según tu idioma.
• Los campos se separan con comas. Algunas apps de hojas de cálculo guardan el CSV con punto y coma en las regiones donde la coma es el separador decimal; entonces Depo no encuentra las columnas name y sku en el encabezado y te lo dice.
• UTF-8 es la codificación más segura para nombres con caracteres acentuados.

3. Relación por SKU

El SKU de cada fila se compara con los artículos de Depo (no importan las mayúsculas y minúsculas):

• Si un artículo tiene ese SKU, se actualiza. Solo cambian las columnas del archivo: si el archivo no tiene la columna price, los precios de venta se quedan como están. Si tiene la columna barcodes, los códigos de barras del artículo se reemplazan por los del archivo.
• Si no, se crea un artículo nuevo.
• Los artículos donde nada cambia se dejan en paz.

Como la relación es por SKU, importar el mismo archivo dos veces no crea duplicados. Arregla la hoja de cálculo y vuelve a importar.

4. La vista previa

Cuando eliges el archivo, Depo todavía no escribe nada y muestra una vista previa: cuántos artículos se crearán, cuántos se actualizarán, cuántas filas se omitirán y qué proveedores se agregarán. Cada fila omitida dice por qué. Los motivos habituales:

• el nombre o el SKU está vacío,
• el mismo SKU aparece dos veces en el archivo,
• el SKU coincide con más de un artículo en Depo,
• un precio o un inventario mínimo no es un número, o la unidad es desconocida,
• la fila tiene un número de campos distinto al del encabezado.

Cuando confirmas, todos los cambios se guardan de una vez.

5. Por qué no se importan las cantidades de inventario

Depo nunca guarda el inventario como un número; es la suma de los movimientos de entrada, salida, traspaso y ajuste. Por eso el CSV trae los detalles de tus artículos pero no las cantidades disponibles. Hay dos formas de capturar tu inventario inicial:

• Un conteo. Cuenta la estantería o todo el inventario. Al terminar, se registra un ajuste por artículo y la cantidad contada pasa a ser el inventario. Mira cómo contar el inventario con el celular.
• Entrada rápida. Elige Entrada rápida en el escáner, escoge la estantería y escanea los artículos. Cada escaneo suma una unidad; corrige las cantidades en la lista y toca OK.

Una lista de verificación breve

1. Descarga la plantilla, o cambia el nombre de tus encabezados a name, sku, barcodes…
2. Dale a cada fila un nombre y un SKU, y no repitas SKU.
3. Usa un punto para los decimales y ningún separador de miles.
4. Guarda el archivo como CSV separado por comas.
5. Lee la vista previa. Arregla las filas omitidas en la hoja de cálculo y vuelve a importar el archivo.

Después de importar

Comprueba que la vista previa no tenga filas omitidas inesperadas. Después registra tus cantidades iniciales con un conteo o con Entrada rápida. Los detalles de los artículos y el inventario disponible se manejan por separado, así que terminar una importación no crea cantidades de inventario por sí sola.