Siirtyminen taulukosta: tuo tuotelistasi Depoon CSV:llä

Sovelluksen valikkojen nimet voivat poiketa hieman tämän oppaan nimistä.

Jos tuotteesi ovat nyt Excel- tai Google Sheets -tiedostossa, sinun ei tarvitse kirjoittaa niitä Depoon yksi kerrallaan: Depo tuo tuotteet CSV-tiedostosta. Tuonti kuuluu Depo Prohon.

1. Aloita mallista

Kohdasta Lisää → Tuo tuotteet CSV:stä saat Lataa malli -toiminnolla tyhjän CSV-tiedoston oikealla otsikkorivillä. Nimeä oman taulukkosi otsikot vastaamaan sitä.

2. Sarakkeet

Ensimmäisen rivin on oltava otsikkorivi. Sarakkeet yhdistetään niiden nimen, ei sijainnin mukaan, joten järjestyksellä ei ole väliä. Isoilla ja pienillä kirjaimilla ei myöskään ole väliä, ja välilyönnit ja tavuviivat lasketaan alaviivoiksi (min stock on sama kuin min_stock).

Sarake	Mitä siihen kirjoitetaan
name	Tuotteen nimi. Pakollinen.
sku	SKU. Pakollinen; tuotteet yhdistetään sen perusteella.
barcodes	Viivakoodit. Erota useat pystyviivalla: 8690000000011|8690000000028
unit	Yksikkö: piece, box, pack, kilogram, gram, liter, milliliter, meter tai sovelluksen näyttämät lyhenteet (pc, kg, mL ja niin edelleen).
cost	Hankintahinta.
price	Myyntihinta.
min_stock	Vähimmäissaldo.
preferred_supplier	Ensisijaisen toimittajan nimi. Luodaan Depoon, jos sitä ei ole.
archived	true tai false (myös yes / no ja 1 / 0 käyvät).

Vain name ja sku ovat pakollisia; puuttuvat sarakkeet vain ohitetaan. Deposta viemässäsi tuote-CSV:ssä on myös sarakkeet total_stock ja stock_value; ne ohitetaan tuonnissa.

Muutama muotosääntö:

• Desimaalierottimena on piste eikä tuhaterotinta: 1250.50 on oikein, 1,250.50 ei. CSV on dataa; näytöllä Depo muotoilee luvut edelleen sinun kielesi mukaan.
• Kentät erotetaan pilkuilla. Jotkin taulukko-ohjelmat tallentavat CSV:n puolipisteillä alueilla, joilla pilkku on desimaalierotin; silloin Depo ei löydä otsikosta sarakkeita name ja sku ja kertoo siitä.
• UTF-8 on turvallisin merkistökoodaus nimille, joissa on aksenttimerkkejä.

3. Yhdistäminen SKU:n perusteella

Jokaisen rivin SKU verrataan Depon tuotteisiin (isoilla ja pienillä kirjaimilla ei ole väliä):

• Jos tuotteella on kyseinen SKU, se päivitetään. Vain tiedoston sarakkeet muuttuvat: jos tiedostossa ei ole saraketta price, myyntihinnat pysyvät ennallaan. Jos siinä on sarake barcodes, tuotteen viivakoodit korvataan tiedoston viivakoodeilla.
• Jos ei, luodaan uusi tuote.
• Tuotteet, joissa mikään ei muutu, jätetään rauhaan.

Koska yhdistäminen tehdään SKU:n perusteella, saman tiedoston tuominen kahdesti ei luo kaksoiskappaleita. Korjaa taulukko ja tuo se uudelleen.

4. Esikatselu

Kun valitset tiedoston, Depo ei vielä kirjoita mitään, vaan näyttää esikatselun: kuinka monta tuotetta luodaan, kuinka monta päivitetään, kuinka monta riviä ohitetaan ja mitkä toimittajat lisätään. Jokainen ohitettu rivi kertoo syyn. Tavallisimmat syyt:

• nimi tai SKU on tyhjä,
• sama SKU esiintyy tiedostossa kahdesti,
• SKU vastaa useampaa kuin yhtä tuotetta Depossa,
• hinta tai vähimmäissaldo ei ole luku tai yksikkö on tuntematon,
• rivillä on eri määrä kenttiä kuin otsikossa.

Kun vahvistat, kaikki muutokset tallennetaan kerralla.

5. Miksi varastomääriä ei tuoda

Depo ei koskaan tallenna saldoa lukuna; se on vastaanotto-, otto-, siirto- ja korjaustapahtumien summa. Siksi CSV tuo tuotteiden tiedot mutta ei nykyisiä määriä. Alkusaldon voi syöttää kahdella tavalla:

• Inventaariolla. Laske hylly tai koko varasto. Kun päätät inventaarion, jokaisesta tuotteesta kirjataan yksi korjaus ja laskettu määrä muuttuu saldoksi. Katso varaston laskeminen puhelimella.
• Pikavastaanotolla. Valitse skannerissa Pikavastaanotto, valitse hylly ja skannaa tuotteet. Jokainen skannaus lisää yhden yksikön; korjaa määrät listassa ja paina Valmis.

Lyhyt tarkistuslista

1. Lataa malli tai nimeä otsikkosi muotoon name, sku, barcodes…
2. Anna jokaiselle riville nimi ja SKU äläkä toista SKU-tunnuksia.
3. Käytä desimaaleissa pistettä äläkä tuhaterotinta.
4. Tallenna tiedosto pilkuilla erotettuna CSV:nä.
5. Lue esikatselu. Korjaa ohitetut rivit taulukossa ja tuo tiedosto uudelleen.

Tuonnin jälkeen

Tarkista, ettei esikatselussa ole odottamattomia ohitettuja rivejä. Kirjaa sitten alkumäärät inventaariolla tai Pikavastaanotolla. Tuotteiden tietoja ja nykyistä saldoa käsitellään erikseen, joten tuonnin päättyminen ei yksinään luo varastomääriä.